Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Kommunal Sekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en engageret og struktureret kommunal sekretær til at yde administrativ støtte i en offentlig forvaltning. Som kommunal sekretær vil du spille en central rolle i at sikre, at daglige administrative opgaver udføres effektivt og professionelt. Du vil være bindeled mellem borgere, medarbejdere og ledelse og bidrage til, at kommunens service lever op til høje standarder.
Dine primære opgaver vil inkludere håndtering af korrespondance, mødeplanlægning, journalisering, arkivering og opdatering af databaser. Du vil også være ansvarlig for at forberede dagsordener og referater til møder, samt koordinere med andre afdelinger og eksterne samarbejdspartnere. Det er vigtigt, at du har gode kommunikationsevner, både mundtligt og skriftligt, og at du kan arbejde selvstændigt såvel som i teams.
Stillingen kræver en høj grad af diskretion, da du vil håndtere følsomme oplysninger. Du skal være komfortabel med at arbejde i et politisk styret miljø og kunne navigere i komplekse administrative systemer. Erfaring med offentlige IT-systemer som ESDH og KMD er en fordel.
Vi tilbyder et alsidigt og meningsfuldt job i en organisation, hvor du gør en forskel for borgerne. Du vil blive en del af et fagligt stærkt team med fokus på samarbejde, udvikling og kvalitet i opgaveløsningen. Der er gode muligheder for faglig og personlig udvikling gennem kurser og efteruddannelse.
Hvis du har lyst til at arbejde i en dynamisk offentlig organisation og bidrage til at sikre en effektiv og borgernær administration, så er dette jobbet for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtering af daglig korrespondance og telefonopkald
- Planlægning og koordinering af møder og arrangementer
- Udarbejdelse af dagsordener og referater
- Journalisering og arkivering af dokumenter
- Opdatering og vedligeholdelse af databaser og registre
- Samarbejde med interne og eksterne interessenter
- Sikre overholdelse af gældende lovgivning og procedurer
- Støtte til ledelsen i administrative opgaver
- Modtagelse og vejledning af borgere
- Bidrage til udvikling og optimering af administrative processer
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativt arbejde, gerne i offentlig sektor
- Kendskab til ESDH-systemer og offentlig dokumenthåndtering
- Gode kommunikationsevner, både skriftligt og mundtligt
- Struktureret og detaljeorienteret arbejdsgang
- Evne til at arbejde selvstændigt og tage ansvar
- Fortrolighed med Office-pakken og digitale værktøjer
- Diskretion og forståelse for fortrolighed i sagsbehandling
- Gode samarbejdsevner og serviceorienteret tilgang
- Fleksibilitet og evne til at håndtere flere opgaver samtidigt
- Relevant kontoruddannelse eller tilsvarende erfaring
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med administrativt arbejde i det offentlige?
- Hvordan håndterer du fortrolige oplysninger?
- Hvilke IT-systemer har du tidligere arbejdet med?
- Hvordan prioriterer du dine opgaver i en travl hverdag?
- Hvordan sikrer du kvalitet i dit arbejde?
- Har du erfaring med borgerkontakt?
- Hvordan arbejder du sammen med kolleger og ledelse?
- Hvad motiverer dig i en administrativ rolle?
- Hvordan håndterer du ændringer i arbejdsopgaver?
- Er du vant til at skrive referater og dagsordener?
